خدمات مستندات الشركات والقرارات في دبي
تسير شركة دبي بأوراقها بقدر ما تسير بنشاطها: عقد التأسيس الذي يُنشئها، والقرارات التي تُثبت مقرراتها، والوكالات التي تُخوّل من يتصرّف باسمها، والخطابات والإقرارات التي تطلبها الجهات المختصة. وإعداد المستند الصحيح، بالصيغة الصحيحة، وللجهة الصحيحة، مهارة قائمة بذاتها منفصلة عن إدارة النشاط نفسه. توضّح هذه الصفحة المستندات التي تحتاجها شركة في دبي غالبًا، ومتى تُستخدم كل واحدة منها، وأين يدخل التوثيق والترجمة القانونية والتصديق في الصورة — مع دور منجز في إعداد الأوراق وتنسيقها، دون أن يتولى بنفسه التوثيق أو التصديق.
- يغطي عقد التأسيس والنظام الأساسي، وقرارات المجلس والجمعية العمومية، والوكالات، وعقود الوكيل الخدمي، والإقرارات، وخطابات الشركة
- يتولى الكاتب العدل بدبي توثيق عقد التأسيس والقرارات والوكالات — لا منجز
- المستندات غير العربية تحتاج غالبًا إلى ترجمة قانونية؛ والمستندات الأجنبية تحتاج غالبًا إلى تصديق، لأن الإمارات ليست عضوًا في اتفاقية لاهاي بشأن التصديق (أبوستيل)
- تختلف المتطلبات باختلاف المستند والمعاملة والجهة المستقبِلة — ويتحقق منجز مما يحتاجه المستند قبل توقيعه أو تقديمه
- خدمة من دبي لكل الإمارات
- عربي وإنجليزي
- إرشاد واضح لكل مستند
- طلب مباشر بلا وسيط
ما مستندات الشركة التي تحتاجها شركة في دبي
تحتاج الشركات في دبي عادةً إلى عقد تأسيس، وفي بعض الأشكال القانونية نظام أساسي، لإنشائها؛ وإلى قرارات مجلس إدارة وقرارات جمعية عمومية لإثبات مقرراتها المؤسسية؛ وإلى وكالات تُخوّل أشخاصًا بالتصرّف باسم الشركة؛ وإلى عقد وكيل خدمات في بعض الأوضاع؛ وأحيانًا إلى إقرارات وخطابات تفويض أو خطابات شركة تطلبها جهة معينة.
ولا يقف أي من هذه المستندات وحده. فالشركة تُؤسَّس استنادًا إلى عقد تأسيسها؛ وحين تقوم، يُثبت مجلس إدارتها ومساهموها مقرراتهم عبر القرارات؛ وكثيرًا ما تُنفَّذ تلك المقررات من خلال شخص يحمل وكالة؛ وحيث تتعامل الشركة مع شركة أم أجنبية أو مساهمين أجانب أو فروع أجنبية، فإن المستندات الصادرة خارج الإمارات تحمل معها متطلبات ترجمة وتصديق خاصة بها قبل أن تقبلها جهة محلية. وفهم مجموعة المستندات كوحدة مترابطة — بدل ملاحقة ورقة واحدة تلو الأخرى — هو ما يُبقي المعاملة متقدمة بدل أن تتعثر عند شبّاك جهة حكومية.
وثمّة ثلاث نقاط يُحسن تثبيتها من البداية. الأولى أن المستند الذي تحتاجه يتوقف على المعاملة — فتأسيس شركة يختلف عن تعيين مدير جديد، ويختلف هذا عن منح صلاحية توقيع بنكي، ويختلف ذلك عن الاعتماد على مستندات التأسيس الخاصة بشركة أم أجنبية. والثانية أن الصيغة الدقيقة للمستند وصياغته والأوراق المؤيّدة له تختلف باختلاف الشكل القانوني والجهة المستقبِلة والمعاملة نفسها، فالنموذج الذي نجح مع شركة لا يصلح تلقائيًا لأخرى. والثالثة أن ما يجعل المستند صالحًا للاستعمال — التوثيق والترجمة والتصديق — تقوم به جهات ومهنيون مسمّون، لا مزوّد خدمات الشركات؛ ودور منجز إعداد المستند بالشكل الصحيح، وتنسيق الموعد أو الترجمة، ومتابعة الملف، لا أن يتولى بنفسه التوثيق أو الاعتماد أو التصديق.
المستندات التي تعتمد عليها الشركة عادةً
- عقد التأسيس (Memorandum of Association)
- العقد التأسيسي الذي تقوم عليه الشركة، ويبيّن شركاءها ورأس مالها ونشاطها، ويشكّل الأساس القانوني الذي تُصدر عليه الرخصة التجارية. ويُطلب للحصول على الرخصة، وحين يتغيّر — بدخول شريك جديد أو تعديل رأس المال — يكون التعديل نفسه مستندًا يحتاج غالبًا إلى توثيق.
- النظام الأساسي (Articles of Association)
- اللائحة الداخلية للشركة — كيف يُشكَّل مجلس الإدارة، وكيف تُدعى الاجتماعات، وكيف تُتَّخذ القرارات — وتستخدمه أساسًا الشركات المساهمة والهياكل الأكبر لا كل شركة ذات مسؤولية محدودة صغيرة. وحيث يوجد للشركة نظام أساسي، فهو يقف إلى جانب عقد التأسيس لا بديلًا عنه.
- قرار مجلس الإدارة
- محضر مكتوب لقرار اتخذه مجلس الإدارة أو المديرون في حدود صلاحياتهم — كتعيين مفوّض بالتوقيع، أو فتح حساب بنكي، أو اعتماد عقد. ويُستخدم في القرارات الإدارية التي تقع ضمن صلاحيات المجلس نفسه بموجب مستندات تأسيس الشركة.
- قرار الجمعية العمومية للمساهمين
- قرار يتخذه الملاك أنفسهم، على مستوى الجمعية العمومية، في المسائل التي يحتفظ بها للمساهمين مستندُ التأسيس أو قانون الشركات التجارية — كتغيير شريك، أو تعديل عقد التأسيس، أو اعتماد الحسابات، أو حل الشركة. وله وزن أكبر من قرار المجلس، وغالبًا ما يستتبع تعديلًا موثقًا لعقد التأسيس.
- الوكالة (Power of Attorney)
- مستند تُخوّل به الشركة (أو المالك الفرد) شخصًا مسمّى بالتصرّف نيابةً عنها — بتوقيع العقود، أو تمثيلها أمام الجهات، أو إدارة العمليات اليومية، أو تنفيذ معاملة محددة. وقد يكون نطاقها عامًا أو مقصورًا على غرض واحد، وتُوثَّق عادةً كي تستطيع الجهة التي تعتمد عليها التحقق منها.
- عقد الوكيل الخدمي
- عقد تشترطه المؤسسات المدنية، وكذلك الشركات المملوكة بالكامل لغير مواطني دول مجلس التعاون الخليجي في بعض الأوضاع المهنية والمدنية، لتعيين مواطن إماراتي أو شركة مملوكة بالكامل لمواطنين إماراتيين وكيلًا خدميًا. ويُيسّر الوكيل إجراءات الترخيص والمعاملات الحكومية؛ فيما تبقى ملكية النشاط نفسه للشركة. ويجب أن يكون هذا العقد موثّقًا حسب الأصول للحصول على الرخصة.
- الإقرار
- بيان موقّع بواقعة تقدّمه الشركة أو شخص مفوّض إلى جهة حكومية أو بنك أو شريك تجاري — كتأكيد نشاط، أو هيكل ملكية، أو مجموعة ظروف تحتاج الجهة المستقبِلة إلى تسجيلها. وتتوقف صياغته الدقيقة كليًا على ما تطلبه الجهة صاحبة الطلب.
- خطاب التفويض / خطاب الشركة
- خطاب رسمي على ورقة الشركة الرسمية، يوقّعه عادةً المفوّض بالتوقيع لديها، يفوّض به شخصًا محددًا أو إجراءً محددًا — كاستلام مستند، أو تمثيل الشركة في موعد واحد، أو تأكيد واقعة لطرف ثالث كبنك أو مؤجّر. وهو أخف من الوكالة، ويُستخدم لغرض أضيق ولمرة واحدة.
ثلاثة أدوار متمايزة: الجهة المختصة، والشركة، ومنجز
| من | ما الذي يقوم به | ما لا يقوم به |
|---|---|---|
| الكاتب العدل / جهات التصديق | يوثّق عقد التأسيس والقرارات والوكالات؛ ويُصدّق ويُشرعن المستندات الأجنبية عبر السلسلة الرسمية | لا يصوغ مستندات الشركة ولا يقرّر مضمونها التجاري |
| الشركة / ملّاكها | تتخذ القرار الأصلي، وتوقّع المستند، وتحضر أمام الكاتب العدل أو جهة التصديق حيث يُشترط الحضور الشخصي | لا تستطيع توثيق مستنداتها أو تصديقها بنفسها، ولا استبدال صياغتها الخاصة بما تشترطه جهة مختصة |
| منجز | يُعِدّ المستند وينظّمه بالشكل الذي تتوقعه الجهة المستقبِلة، وينسّق الترجمة المعتمدة/القانونية، ويحجز موعد التوثيق، ويتابع الملف حتى التصديق والتقديم | لا يوثّق أي مستند ولا يترجمه ترجمة معتمدة ولا يصدّقه بنفسه، ولا يقرّر الأثر القانوني للمستند |
التوثيق: لماذا يقف الكاتب العدل بدبي في المركز
يُشترط توثيق عقد التأسيس للحصول على الرخصة، وينسحب الأمر ذاته على كثير من القرارات والوكالات حين تعتمد عليها الشركة أمام بنك أو جهة حكومية أو محكمة. والتوثيق هو الفعل الذي يقوم به موظف رسمي — الكاتب العدل — بتأكيد هوية الموقّع وتاريخ المستند ومضمونه، وهو ما يمنحه حجية حين يُطلَب من طرف ثالث الاعتماد عليه.
ويعني ذلك عمليًا أن الموقّع — سواء كان مديرًا أو مساهمًا أو مالك الشركة — يحتاج عادةً إلى الحضور شخصيًا أمام الكاتب العدل بإثبات هوية سارٍ، مصحوبًا بالمستند مُعدًّا سلفًا بالصيغة التي يتوقعها كل من الكاتب العدل والجهة المستقبِلة. ويُعِدّ منجز تلك المسودة، ويتحقق من مطابقتها لما تطلبه الجهة المحدّدة التي يُوجَّه إليها المستند، وينسّق موعد التوثيق؛ أما فعل التوثيق نفسه فلا يقوم به سوى الكاتب العدل.
لديك سؤال عن حالتك؟
كيف يسير مسار المستند المؤسسي عادةً — مع ملاحظة اختلافه
تحديد القرار الأصلي
تحدّد الشركة ما تحتاج تحقيقه — تعيين مفوّض بالتوقيع، أو تغيير شريك، أو تفويض ممثّل — وأي نوع من المستندات يناسب ذلك القرار.
صياغة المستند
يُعَدّ القرار أو الوكالة أو الإقرار أو الخطاب بالصياغة والشكل المعروف أن الجهة المستقبِلة تتوقعهما، مع التحقق من مطابقته لمستندات تأسيس الشركة القائمة.
التوقيع والتوثيق
يوقّع المفوَّضون بالتوقيع، وحيث يحتاج المستند إلى ذلك، يحضرون أمام الكاتب العدل بدبي كي يحمل المستند التوثيق الذي ستتحقق منه الجهة المستقبِلة.
الترجمة حيث تتعدد اللغات
حيث لا يكون المستند بالعربية ويلزم استعماله أمام جهة إماراتية، أو حيث يجب أن يفهم طرف أجنبي مستندًا عربيًا، تُنقَل صياغته عبر ترجمة قانونية كي تتطابق الصياغة بين اللغتين.
التصديق للمستند الأجنبي
المستند الصادر خارج الإمارات — كقرار مجلس شركة أم أجنبية، أو وكالة صادرة في الخارج — يحتاج غالبًا إلى تصديق عبر السلسلة الرسمية قبل أن تعتمد عليه جهة إماراتية، لأن الإمارات ليست عضوًا في اتفاقية لاهاي بشأن التصديق (أبوستيل).
التقديم والمتابعة
يُقدَّم المستند المكتمل إلى البنك أو جهة الترخيص أو الطرف الذي أُعِدّ من أجله، ويُتابَع الملف حتى تكتمل المعاملة التي يدعمها.
ما يُجمع عادةً إلى جانب المستند نفسه
- الرخصة التجارية القائمة للشركة وعقد تأسيسها، كي يتسق المستند الجديد معهما
- إثبات هوية سارٍ لكل موقّع يجب أن يحضر أمام الكاتب العدل
- أي قرار أو تفويض سابق يبني عليه المستند الجديد — كقرار مجلس يفوّض الشخص الذي سيوقّع وكالة
- ترجمة معتمدة أو قانونية حيث يلزم فهم المستند بلغة ثانية
- بالنسبة للمستند الأجنبي، التصديق الذي جرى الحصول عليه في بلد المنشأ، وعند الاقتضاء لدى البعثة الإماراتية في الخارج ووزارة الخارجية الإماراتية
- المتطلبات الخاصة بالجهة المستقبِلة — بنكًا كانت أو دائرة الاقتصاد والسياحة أو سلطة منطقة حرة أو محكمة — لأنها ليست متطابقة بين الجهات
المستندات المؤسسية الأجنبية: التصديق لا الأبوستيل
قرار مجلس أجنبي، أو وكالة صادرة في الخارج، أو عقد تأسيس شركة أم أجنبية، لا يصبح صالحًا للاستعمال في دبي تلقائيًا لمجرد أنه صحيح في بلد إصداره. فكثير من الدول الأعضاء في اتفاقية لاهاي لعام 1961 بشأن التصديق (أبوستيل) تسمح بإثبات صحة المستند بختم أبوستيل واحد؛ أما الإمارات فليست عضوًا في تلك الاتفاقية، ولذلك يحتاج المستند المؤسسي الصادر في الخارج عادةً إلى المرور بسلسلة التصديق الكاملة بدلًا من ذلك قبل أن يعتمد عليه بنك أو جهة أو محكمة في الإمارات.
وهذا هو الموضوع نفسه الذي تتناوله بالتفصيل خدمة التصديق على الشهادات لدينا — سلسلة الجهات التي يمرّ بها المستند الأجنبي ولماذا. وهو مهم في هذه الصفحة لأنه ينطبق مباشرةً على الأوراق المؤسسية: فالفرع الإماراتي الذي يعتمد على قرار مجلس شركته الأم الأجنبية، أو المستثمر الأجنبي الذي يوقّع وكالة في الخارج، ينبغي أن يتوقع خطوة التصديق قبل أن يُقبل المستند هنا، إضافة إلى أي ترجمة قانونية يحتاجها المستند أيضًا.
"أحتاج إلى…" — مطابقة الموقف بالمستند
تعيين مدير عام جديد للشركة.
المطلوب عادةًقرار من المساهمين أو المجلس يُثبت التعيين، بما يتفق مع ما يجيزه عقد التأسيس، وحيث سيوقّع المدير باسم الشركة، وكالة أو خطاب تفويض يحدّد نطاق صلاحياته.
شركة أم أجنبية تحتاج إلى تفويض فرعها في دبي بالتصرّف.
المطلوب عادةًقرار مجلس الشركة الأم ووكالتها، الصادران في الخارج، يحتاجان عادةً إلى تصديق عبر السلسلة الرسمية وترجمة قانونية إلى العربية قبل أن يعتمد عليهما الفرع محليًا.
فتح حساب بنكي للشركة أو تغيير المفوّضين بالتوقيع عليه.
المطلوب عادةًقرار مجلس يسمّي المفوَّضين بالتوقيع وصلاحياتهم، مطابق لمتطلبات المستندات الخاصة بالبنك، والتي قد تختلف من بنك إلى آخر.
إدخال شريك في شركة ذات مسؤولية محدودة أو إخراجه.
المطلوب عادةًقرار مساهمين يعتمد التغيير، وتعديل موثّق لعقد التأسيس يعكس الملكية الجديدة، يُعَدّ وينسَّق قبل أن تتوجه الشركة إلى جهة الترخيص.
تأكيد نشاط الشركة أو هيكلها لبنك أو مؤجّر أو شريك في الخارج.
المطلوب عادةًإقرار أو خطاب تفويض/خطاب شركة يبيّن الوقائع المحددة التي طلبها الطرف صاحب الطلب، على ورقة الشركة الرسمية، موقّع من المفوّض بالتوقيع.
لست متأكدًا أي مستند يحتاجه موقفك فعلًا، أو هل يجب توثيقه أو ترجمته أو تصديقه؟ أخبِرنا بما تسعى لتحقيقه ونوضّح لك الخطوة العملية التالية.
اسأل عن دعم مستندات الشركاتأخطاء يُستحسن تفاديها
الخطأاستخدام قرار مجلس في مسألة يحتفظ بها القانون للمساهمين.
الصوابالقرارات على مستوى الملكية — كتغيير الشريك، أو تعديل عقد التأسيس، أو الحل — تحتاج إلى قرار جمعية عمومية، لا قرار مجلس إدارة.
الخطأافتراض أن المستند الأجنبي صالح هنا لأنه صحيح في بلد توقيعه.
الصوابالإمارات ليست عضوًا في اتفاقية لاهاي بشأن الأبوستيل، فالمستند المؤسسي الأجنبي يحتاج غالبًا إلى سلسلة التصديق الكاملة قبل أن تقبله جهة إماراتية.
الخطأتوقيع وكالة بصياغة منسوخة من نموذج جاهز، دون مطابقتها لعقد تأسيس الشركة.
الصوابينبغي التحقق من الوكالة في ضوء مستندات تأسيس الشركة نفسها كي تكون الصلاحيات الممنوحة بها هي ما يملكه الموقّع فعلًا.
الخطأترجمة المستند بشكل غير رسمي بدل الترجمة القانونية.
الصوابتتوقع الجهات والبنوك عادةً ترجمة معتمدة أو قانونية للمستند غير العربي أصلًا، مع مطابقة المصطلحات للأصل تمامًا.
الخطأافتراض أن كل جهة تقبل مجموعة المستندات نفسها.
الصوابقد يطلب البنك، ودائرة الاقتصاد والسياحة، وسلطة المنطقة الحرة، والمحكمة كل واحدة شكلًا أو أوراقًا مؤيّدة مختلفة قليلًا — فتحقّق من الجهة المستقبِلة المحددة قبل إنهاء المستند.
كيف يدعم منجز مستندات الشركات وقراراتها
منجز جهة تقدّم خدمات الشركات — نساعد في تجهيز وتنسيق ومتابعة متطلبات مستندات الشركات لدى الجهات المختصة. ولسنا الكاتب العدل بدبي، ولا جهة حكومية، ولا الجهة المصدرة للرخصة، ولا نتولى بأنفسنا توثيق المستند أو ترجمته ترجمة معتمدة أو تصديقه؛ فتلك الأفعال من شأن الكاتب العدل، والمترجم المعتمد/القانوني، وجهات التصديق كلٌّ بحسبه. وما نقوم به هو صياغة المستند بالشكل والصيغة التي تتوقعها جهة معينة، ومطابقته بمستندات تأسيس الشركة القائمة، وتنسيق الترجمة القانونية وموعد التوثيق، ومتابعة المستند الأجنبي عبر سلسلة التصديق، ومتابعة الملف حتى التقديم.
والقيمة في ضبط المسار الورقي من المرة الأولى: المستند الصحيح للقرار، والصياغة الصحيحة للجهة المستقبِلة، والتسلسل الصحيح للتوثيق والترجمة والتصديق كي لا يُرفض شيء لسبب كان يمكن تفاديه. ولأن المتطلبات تختلف باختلاف المستند والمعاملة والجهة، نتحقق من تفاصيل حالتك بدل إعادة استخدام نموذج ثابت، ولا نقدّم أنفسنا أبدًا على أننا قادرون على توثيق أي شيء أو اعتماده أو تصديقه بصلاحيتنا الخاصة، ولا نضمن أبدًا أن جهة ما ستقبل مستندًا بعينه.
الأسئلة الشائعة
الأكثر شيوعًا عقد تأسيس (ونظام أساسي في بعض الأشكال القانونية)، وقرارات مجلس إدارة وقرارات جمعية عمومية لمقرراتها، ووكالات لكل من يتصرف باسمها، وعقد وكيل خدمي في بعض الأوضاع، وعند الحاجة إقرارات وخطابات تفويض أو خطابات شركة تطلبها جهة معينة. ويتوقف تحديدًا أي منها ينطبق على الشكل القانوني والمعاملة.
قرار المجلس يتخذه المديرون أو أعضاء المجلس في حدود الصلاحيات التي تمنحهم إياها مستندات الشركة أصلًا، في المسائل التشغيلية. أما قرار الجمعية العمومية فيتخذه الملّاك أنفسهم في المسائل المحتفَظ بها لهم، كتغيير شريك أو تعديل عقد التأسيس، وكثيرًا ما يسبق تعديلًا موثّقًا لعقد التأسيس.
كثير منها نعم. يُشترط توثيق عقد التأسيس للحصول على الرخصة، وكثيرًا ما تُوثَّق القرارات والوكالات كذلك حين يُطلَب من بنك أو جهة حكومية أو محكمة الاعتماد عليها. ولا يتولى التوثيق سوى الكاتب العدل بدبي؛ ويُعِدّ منجز المستند وينسّق الموعد، دون أن يتولى بنفسه التوثيق.
المستند غير العربي أصلًا يحتاج غالبًا إلى ترجمة قانونية قبل أن تقبله جهة إماراتية، لأن ملفات الجهات الحكومية والمحاكم تُحفظ بالعربية. وينسّق منجز الترجمة المعتمدة والقانونية كي تظل المصطلحات متسقة مع الأصل ومع مستندات الشركة العربية القائمة.
عمومًا نعم. المستند الصادر خارج الإمارات — كقرار أو وكالة صادرين عن شركة أم أجنبية مثلًا — لا يصبح صالحًا للاستعمال هنا تلقائيًا لمجرد صحته في بلد إصداره. ولأن الإمارات ليست عضوًا في اتفاقية لاهاي بشأن الأبوستيل، تحتاج هذه المستندات غالبًا إلى المرور بسلسلة التصديق الكاملة بدل ختم أبوستيل واحد.
لا. يتولى التوثيق الكاتب العدل بدبي، ويتولى التصديق الجهات الرسمية المختصة — ولا يوثّق منجز أي مستند ولا يترجمه ترجمة معتمدة ولا يصدّقه بنفسه. ويُعِدّ منجز المستند وينظّمه، وينسّق الترجمة المعتمدة/القانونية، ويحجز موعد التوثيق، ويتابع المستند الأجنبي عبر سلسلة التصديق والتقديم.
ليس كل شركة. وهو عقد يُعيَّن بموجبه مواطن إماراتي، أو شركة مملوكة بالكامل لمواطنين إماراتيين، وكيلًا خدميًا، وتشترطه المؤسسات المدنية والشركات المملوكة بالكامل لغير مواطني دول مجلس التعاون الخليجي في بعض الأوضاع المهنية والمدنية. ويُيسّر الوكيل إجراءات الترخيص والمعاملات الحكومية؛ ولا يحمل ملكية النشاط. ويجب أن يكون هذا العقد موثّقًا حسب الأصول للحصول على الرخصة.
الوكالة مستند رسمي، موثّق عادةً، يمنح صلاحية قانونية واسعة أو محددة للتصرف باسم الشركة. أما خطاب التفويض أو خطاب الشركة فهو مستند أخف، عادةً على ورقة الشركة الرسمية، يفوّض إجراءً أضيق وغالبًا لمرة واحدة — كاستلام مستند أو تمثيل الشركة في موعد واحد — ولا يُغني عن الوكالة حيث تلزم فعلًا صلاحية أوسع.
المصادر الرسمية
هذا المحتوى للتوعية العامة ويستند إلى المصادر الرسمية المتاحة وقت آخر تحديث. تختلف متطلبات ورسوم وموافقات وخطوات تأسيس الشركات وخدمات الشركات بحسب النشاط التجاري والشكل القانوني والولاية القضائية، وتحددها وتحدّثها الجهات المختصة. وهو ليس استشارة قانونية أو مالية. ومنجز جهة تقدّم خدمات الشركات وتساعد في تجهيز وتنسيق ومتابعة المتطلبات لدى الجهات المختصة — وهي ليست دائرة الاقتصاد والسياحة ولا أي جهة حكومية، ولا تصدر الرخص التجارية، ولا تستطيع الموافقة على نشاط تجاري، ولا تضمن أي موافقة.
تحتاج تجهيز مستندات شركتك؟
أرسل المستند المطلوب تجهيزه وستساعدك منجز في الإعداد والتنسيق، وترتيب الترجمة والتصديق عند الحاجة.